ZK-0380

4. Antrags- und Bewilligungsverfahren 4.1. Ablaufschema des Antragsverfahrens [Grafik]   4.2. Vorgespräch Wirtschaftsbeteiligte und Zollbehörden sollten im Interesse der Verfahrensökonomie vor der formellen Einbringung des Antrages ein Vorgespräch vereinbaren, um die Details sowie den zeitlichen und inhaltlichen Ablauf des Antragsverfahrens abzustimmen. 4.3. Antrag Der Antrag auf AEO-Bewilligung muss vom Wirtschaftsbeteiligten elektronisch über das spezifische EU-Traderportal für AEO (eAEO-STP) gestellt werden. Dazu ist es zwingend erforderlich sich im Unternehmensserviceportal (USP) zu registrieren mindestens ein personifiziertes USP- Benutzerkonto anzulegen dem Benutzerkonto alle erforderlichen Rollen AEO: Antrag stellen AEO: Anträge verwalten AEO: Bewilligung zuweisen. Hinweis: Wurde dem Benutzerkonto nur die Rolle "AEO: Antrag erstellen" zugewiesen, kann zwar ein neuer AEO-Antrag gestellt werden, bereits vorher eingereichte Anträge bzw. auch bereits erteilte Bewilligungen werden in diesem Fall im eAEO-STP im Bereich EAEO nicht angezeigt und können demgemäß auch nicht bearbeitet werden. Der verpflichtende Fragenkatalog zur Selbstbewertung muss gemeinsam mit dem AEO-Antrag von eAEO-STP an EOS übermittelt werden, wobei er nur als pdf-Datei hochgeladen werden kann. Ohne Hochladen des SAQ ist eine Antragsübermittlung nicht möglich. Dem zuständigen Kundenteam ist zusätzlich (bis zur Implementierung der nationalen IT-Anwendung für die AEO-Zusatzfunktionen) der ausgefüllte Fragenkatalog zur Selbstbewertung (Vordruck "AEO_SAQ für eAEO-STP_v1.0") zur Bearbeitung und Überprüfung der Erfüllung der erforderlichen AEO-Kriterien im Word-Format zu übermitteln. Beilagen zum Antrag wie Firmenbuchauszüge, KSV-Auskünfte, Organigramme, Wirtschaftsprüfungsberichte, Standortbeschreibungen, udgl. sollten nach Möglichkeit mit Verweis auf den Antrag elektronisch übermittelt werden. Gehen bestimmte im Antrag erforderliche Angaben aus mitgesandten Beilagen hervor, genügt der Verweis auf die entsprechende Beilage. Von der papiermäßigen Übermittlung oder Anforderung umfangreicher Verfahrensdokumentationen oder Ablaufbeschreibungen ist Abstand zu nehmen. Diese können im Zuge des Pre-Audits im Unternehmen stichprobenweise eingesehen werden. Folgende Unterlagen stehen dem Antragsteller zur ordnungsmäßen Erstellung und Übermittlung eines AEO-Antrags zusätzlich auf der BMF-Homepage zur Verfügung: AEO-Leitlinien Anwendungshilfe für Wirtschaftsbeteiligte zum Einstieg in das AEO-Traderportal Fragenkatalog zur Selbstbewertung (Word-Dokument AEO_SAQ für eAEO-STP_v1.0.docx) eAEO-STP - Benutzerhandbuch 4.4. Selbstbewertung Der Wirtschaftsbeteiligte muss vor der Antragstellung eine Selbstbewertung mittels "Fragenkatalog zur Selbstbewertung" (Vordruck "AEO_SAQ für eAEO-STP_v1.0") durchführen und diese als Anhang zum AEO-Antrag in EOS hochladen. Der ausgefüllte Fragenkatalog zur Selbstbewertung ist nicht rechtlicher Teil des Antrags, stellt aber gemäß Art. 26 UZK-DA eine Bedingung für die Annahme eines Antrags auf Bewilligung des AEO-Status dar. Die Selbstbewertung dient der raschen, systematischen und risikoorientierten Überprüfung der AEO-Kriterien und dem besseren Verständnis der zollrelevanten Geschäftsprozesse. 4.4.1. Fragenkatalog zur Selbstbewertung Der Fragenkatalog zur Selbstbewertung (Anhang 1a) und die dazugehörigen Erläuterungen (Anhang 1b) sind Bestandteil der AEO-Leitlinien und somit EU-weit standardisiert. Umfang und Qualität der Antworten haben maßgeblichen Einfluss auf die Dauer des Bewilligungsverfahrens sowie auf den Umfang der im Rahmen des Pre-Audits abzuarbeitenden Prüfpunkte. Bis zur nationalen Umsetzung der IT-Zusatzfunktionen für AEO, welche auch die elektronische Übermittlung, Bearbeitung und Erledigung des Fragenkatalogs zur Selbstbewertung beinhalten (vermutlich ab dem 3. Quartal 2023) ist im Sinne einer bundesweit einheitlichen Vorgehensweise der Vordruck "AEO_SAQ für eAEO-STP_v1.0" zu verwenden. Dieser steht den Antragstellern auf der BMF-Homepage unter nachstehendem Link zur Verfügung, ist von diesen auszufüllen, als Word-Dokument an das zuständige Kundenteam zu übermitteln und als pdf-Datei als Beilage zum AEO-Antrag in EOS hochzuladen. https://www.bmf.gv.at/themen/zoll/fuer-unternehmen/zugelassener-wirtschaftsbeteiligter/informationen-tipps-aeo.html Das Word-Dokument beinhaltet neben den Fragen und den vom Antragsteller ergänzten Antworten auch die Möglichkeit diese Antworten im Zuge der Bewilligungserteilung zu verifizieren und das Ergebnis dieser Überprüfung zu dokumentieren. Der vollständig bewertete Fragenkatalog ist (ebenso wie der in der Übergangszeit erforderliche schriftliche "AEO-Schlussbericht für zentrale Anwendung_v1.0" so aufzubewahren, dass eine Zuordnung zum entsprechenden AEO-Antrag in EOS möglich ist. Hinweis: Ohne Hochladen eines ausgefüllten Fragenkatalogs zur Selbstbewertung durch den Antragsteller ist die Übermittlung eines AEO-Antrags in EOS technisch nicht möglich. 4.4.2. Risikoliste Die AEO-Leitlinien enthalten auch einen Anhang 2. "Risiken, Gefährdungen und mögliche Lösungen" ("Risikoliste") Diese Risikoliste korrespondiert mit den Fragen im Fragenkatalog zur Selbstbewertung, enthält Indikatoren, Risikobeschreibungen und beispielhafte, mögliche Lösungen wie mit diesen Risiken umgegangen werden kann. Weiters enthält die Risikoliste Verweise auf andere Standards (z.B. ISO 9001:2001), die einen Hinweis liefern können, dass der Wirtschaftsbeteiligte die entsprechenden Kriterien erfüllt. Die Risikoliste ist sowohl für den Antragsteller als auch für die Zollbehörden gedacht und sollte grundsätzlich immer dann herangezogen werden, wenn Risiken bewertet werden sollen. Beispiele wann Risiken bewertet werden müssen: Ausfüllen der Selbstbewertung (Wirtschaftsbeteiligter) Risikoanalyse der Selbstbewertung (Zollbehörde) Selbstkontrolle nach erfolgter Bewilligungserteilung (Wirtschaftsbeteiligter) Jährliche Gesamtbewertung im Rahmen der AEO-Überwachung (Zollbehörde) 4.4.3. Selbstbewertung von Räumlichkeiten Wird eine AEOS- oder eine kombinierte AEOC/AEOS-Bewilligung beantragt, bezieht sich Abschnitt 6 des Fragenkatalogs zur Selbstbewertung (Sicherheitsanforderungen) auf alle zollrelevanten Räumlichkeiten, die dem Antragsteller zuzurechnen sind. Darunter fallen jedenfalls alle Standorte, Lagerräume, etc. an bzw. in denen Waren die unter zollamtlicher Überwachung stehen vorhanden sind. Reine Inlandslager, in denen nur Unionswaren für den freien Verkehr gelagert werden, gehören daher z.B. nicht zu diesen zollrelevanten Räumlichkeiten. Lagerräume in denen Unionswaren gelagert werden, die ausgeführt werden sollen, hingegen schon. Im Antrag oder in der Selbstbewertung sollte vermerkt werden, ob in den Räumlichkeiten dieselben oder unterschiedliche Sicherheitsstandards vorherrschen (zB ältere oder modernere Standorte, unterschiedliche Zertifizierungen, unternehmenseigene oder angemietete Standorte). Enthält der Fragenkatalog zur Selbstbewertung keine Hinweise darauf, sind die Sicherheitsstandards vorab zur Planung der Anzahl der erforderlichen Pre-Audits zu ermitteln. 4.4.4. Rolle(n) in der Lieferkette Im Rahmen des Antragsverfahrens sind alle Rollen zu erheben, die der Wirtschaftsbeteiligte in der Lieferkette einnimmt. Der Antragsteller hat diese im AEO-Antrag bekannt zu geben. Die Rolle(n) in der Lieferkette ist/sind für die zu beantwortenden Fragen bezüglich Art und Umfang der Sicherheitsstandards von Bedeutung. Die Zusammenstellung der Fragen im Fragenkatalog zur Selbstbewertung ergibt sich aus der Kombination von beantragtem AEO-Status und Rolle(n) in der Lieferkette, daher ist es besonders wichtig, dass der Antragsteller alle Rollen, die er in der Lieferkette innehat, angibt. Änderungen der Rollen in der Lieferkette nach Bewilligung des AEO-Status sind im Rahmen der Überwachung mittels jährlichem AEO-Auskunftsbogen (siehe Abschnitt 5.3.6.1.) zu erheben. Die Rolle(n) sowie diesbezügliche Änderungen sind in EOS zu erfassen (Änderungsantrag). 4.5. Annahmevoraussetzungen Für die Annahme des Antrages müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Die allgemeinen Annahmevoraussetzungen gemäß Art. 11 UZK-DA, die zusätzliche Bedingung für AEO-Anträge gemäß Art. 26 Abs. 1 UZK-DA. Die Nichterfüllung einer dieser Voraussetzungen, gegebenenfalls nach fruchtlos verstrichener Mängelbehebungsfrist, führt zur Nichtannahme des Antrages in EOS. Ein Mängelbehebungsauftrag hat nur im Falle unvollständiger Angaben im Antrag oder bei Nichtvorliegen eines ausgefüllten Fragenkatalogs zur Selbstbewertung zu ergehen. Unvollständige oder unklare Angaben im Fragenkatalog zur Selbstbewertung stehen der Annahme des Antrages hingegen nicht entgegen und sind nach der Antragsannahme im Zuge der inhaltlichen Prüfung der Kriterien zu klären. 4.5.1. Kein Wirtschaftsbeteiligter Gemäß Art. 38 Abs. 1 UZK wird der AEO-Status nur Personen bewilligt, die der Definition des Wirtschaftsbeteiligten (Art. 5 Z 5 UZK) entsprechen. Der Definition wird nicht entsprochen, wenn der Antragsteller im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit innerhalb der letzten drei Jahre nicht mit unter das Zollrecht fallenden Tätigkeiten befasst war und auch nicht absehbar ist, dass derartige Tätigkeiten in naher Zukunft aufgenommen werden. Das bedeutet, dass der Antrag auf AEO-Bewilligung einer Person, die bis zur geplanten Antragstellung keine zollrechtlichen Tätigkeiten durchgeführt hat und auch nicht schlüssig nachweisen kann, solche in absehbarer Zukunft zu beginnen, wegen Nichterfüllung der erforderlichen Annahmekriterien abzulehnen ist. Unter die Definition des Wirtschaftsbeteiligten, also eine Person die "mit unter das Zollrecht fallenden Tätigkeiten" befasst ist, fallen aber nicht nur jene Personen die als Anmelder, Einführer, Ausführer, Inhaber des Versandverfahrens oder Bewilligungsinhaber aufscheinen. Der Begriff umfasst alle Personen, die mit Waren, die sich unter zollamtlicher Überwachung befinden oder mit den Transport-/Zollunterlagen zu tun haben und somit Teil der Lieferkette sind. Dazu zählen somit zB auch Frächter die im Auftrag einer anderen Person Waren aus dem Drittland in das Zollgebiet der Union oder aus diesem in ein Drittland befördern, Verpacker die Waren für den Export verpacken, Terminalbetreiber und auch Hersteller die zur Ausfuhr bestimmte Waren produzieren. Nicht als Wirtschaftsbeteiligte anzusehen sind hingegen zB Hersteller die Waren ausschließlich für die Union produzieren, Transporteure die Unionswaren nur innerhalb des Zollgebiets der Union transportieren oder reine Beratungsfirmen. 4.5.2. Mängel im Antrag Entspricht der Antrag nicht den formellen Anforderungen des Art. 11 UZK-DA, erfolgt die Nichtannahme gemäß Art. 10 UZK-DA, ohne dass der Antragsteller eine Gelegenheit zur Stellungnahme erhält. Entspricht der Antrag nicht den inhaltlichen Voraussetzungen des Art. 26 Abs. 1 UZK (fehlende Selbstbewertung, der Antragsteller hat beispielsweise in eAEO-STP irrtümlich ein anderes Dokument als den Fragenkatalog zur Selbstbewertung hochgeladen), so hat eine entsprechende Informationsanforderung in EOS zu erfolgen. Für die Behebung des Mangels ist eine angemessene Frist zu setzen. Diese darf gemäß Art. 12 Abs. 2 UZK-IA 30 Tage nicht überschreiten. Ein Nichtannahmebescheid hat zu ergehen, wenn der Informationsanforderung in EOS nicht, nicht ausreichend oder nicht fristgerecht Folge geleistet wird. 4.5.3. Unzuständigkeit Zuständig für die Erteilung von AEO-Bewilligungen ist das Zollamt Österreich. Ist also die österreichische Zollverwaltung für die Erteilung des AEO-Status zuständig, und wird der Antrag bei einer Dienststelle des ZA Österreich eingebracht, so ist die Zuständigkeit jedenfalls gegeben, unabhängig davon, bei welcher Dienststelle der Antrag in weiterer Folge bearbeitet wird. Wird aber die Unzuständigkeit der österreichischen Zollverwaltung festgestellt, ist ein Nichtannahmebescheid gemäß Art. 22 Abs. 2 UZK zu erlassen. Bestehen Zweifel an der Zuständigkeit Österreichs als für den betreffenden Antrag zuständiger Mitgliedstaat, ist die Fachabteilung im BMF im Wege der Dienstellenfachbereiche und des Bereichs Betreuung Wirtschaftsbeteiligte zu befassen. 4.5.4. Keine EORI-Registrierung Jede Person, die den AEO-Status beantragen will, muss vorher mit einer EORI-Nummer registriert worden sein, sonst ist technisch gar keine Übermittlung eines AEO-Antrags in eAEO-STP möglich. 4.5.5. Keine Selbstbewertung Im Zuge der Annahme ist zu prüfen, ob ein ausgefüllter Fragenkatalog zur Selbstbewertung vorliegt. Dabei beschränkt sich die Prüfung darauf, ob der Fragenkatalog vorhanden und ausgefüllt ist. Die inhaltliche Prüfung des Fragenkatalogs zur Selbstbewertung erfolgt nach der Antragsannahme im Rahmen der Prüfung der AEO-Kriterien. 4.5.6. Antragstellung innerhalb der Sperrfrist Wird ein Antrag auf eine AEO-Bewilligung innerhalb der Sperrfrist von 3 Jahren vor Antragstellung gemäß Art. 11 Abs. 1 Buchstabe d und Abs. 2 UZK-DA eingebracht, stellt dies einen Nichtannahmegrund dar. Diese Sperrfrist gilt aber nicht, wenn die AEO-Bewilligung seinerzeit auf Antrag des damaligen Bewilligungsinhabers zurückgenommen oder widerrufen wurde. 4.5.7. Keine Ansässigkeit in der Union In Art. 38 Abs. 1 UZK ist festgelegt, dass nur Wirtschaftsbeteiligte, die im Zollgebiet der Union ansässig sind, antragsberechtigt sind. Daher gilt die Annahmevoraussetzung des Art. 11 Abs. 1 Buchstabe b UZK-DA. 4.6. Annahme des Antrages Innerhalb von 30 Kalendertagen ab Eingang des elektronischen Antrages in EOS hat entweder ein Mängelbehebungsauftrag mit angemessener Fristsetzung zur Behebung eines Mangels, oder eine Mitteilung über die Annahme des Antrages zu ergehen. Liegen alle Voraussetzungen gemäß den Art. 11 UZK-DA und 26 Abs. 1 UZK-DA vor, oder wurden die vorgehaltenen Mängel beseitigt, ist der Antrag unverzüglich anzunehmen. Nachstehende Fristen beginnen mit dem Tag der Annahme des AntragesMit Annahme des Antrags beginnt die Frist für die Entscheidung über den Antrag gemäß Art. 22 Abs. 3 UZK (120 Kalendertage; soweit erforderlich, gemäß Art. 28 Abs. 1 UZK-DA um weitere 60 Kalendertage verlängerbar) zu laufen:. Die Frist für die Erfassung der Antragsdaten in EOS gemäß Art. 30 Abs. 1 UZK-IA (7 Kalendertage) die Frist für die Entscheidung über den Antrag gemäß Art. 22 Abs. 3 UZK (120 Kalendertage; soweit erforderlich, gemäß Art. 28 Abs. 1 UZK-DA um weitere 60 Kalendertage verlängerbar). Zu beachten ist dabei aber jedenfalls, dass der Tag der Annahme des Antrags gemäß Art. 12 Abs. 1 UZK-IA derjenige ist, an dem alle erforderlichen Informationen vorliegen bzw. vorgelegen haben. Wird zB erst 20 Tage nach Eingang des Antrages festgestellt, dass alle erforderlichen Informationen am Tag des Einreichens bereits vorhanden waren, beginnen die Fristen mit dem Tag des Einreichens zu laufen (und nicht erst an dem Tag, an dem dieser Umstand festgestellt wurde).