ZK-0380

4. Antrags- und Bewilligungsverfahren 4.1. Ablaufschema des Antragsverfahrens [Grafik]   4.2. Vorgespräch Wirtschaftsbeteiligte und Zollbehörden sollten im Interesse der Verfahrensökonomie vor der formellen Einbringung des Antrages ein Vorgespräch vereinbaren, um die Details sowie den zeitlichen und inhaltlichen Ablauf des Antragsverfahrens abzustimmen. 4.3. Antrag Der Antrag muss - bis zur Schaffung eines elektronischen AEO-Antragsverfahrens auf EU-Ebene - den formellen und inhaltlichen Vorgaben des Anhangs 6 UZK-TDA entsprechen. Er ist nach Möglichkeit elektronisch über die Internetseite des BMF https://www.bmf.gv.at/zoll/fuer-unternehmen/zugelassener-wirtschaftsbeteiligter/tipps-zum-aeo.html zu erstellen, auszudrucken und unterfertigt beim zuständigen Zollamt einzubringen. Rechtlich authentisch ist der schriftliche Antrag. Von der Möglichkeit der gleichzeitigen elektronischen Übermittlung der Antragsdaten sollte im Interesse der rascheren Auswertbarkeit und eines beschleunigten Bewilligungsverfahrens aber immer Gebrauch gemacht werden. Beilagen zum Antrag wie Firmenbuchauszüge, KSV-Auskünfte, Organigramme, Wirtschaftsprüfungsberichte, Standortbeschreibungen, udgl. sollten nach Möglichkeit mit Verweis auf den Antrag elektronisch übermittelt werden. Gehen bestimmte im Antrag erforderliche Angaben aus mitgesandten Beilagen hervor, genügt der Verweis auf die entsprechende Beilage. Von der papiermäßigen Übermittlung oder Anforderung umfangreicher Verfahrensdokumentationen oder Ablaufbeschreibungen ist Abstand zu nehmen. Diese können im Zuge des Pre-Audits im Unternehmen stichprobenweise eingesehen werden. Folgende Unterlagen stehen dem Antragsteller zur ordnungsmäßen Erstellung und Übermittlung eines AEO-Antrags zusätzlich zur Verfügung: Benutzeranleitung für das elektronische Antragsverfahren, Ausfüllhilfe für die Antragsfelder. 4.3.1. Ergänzende Erläuterungen zum Antrag Ergänzend zu den Erläuterungen im Anhang 6 UZK-TDA ist für die Antragstellung zu beachten: Feld 6 Anzugeben sind der Name und die Kontaktdaten des in AEO-Angelegenheiten gesamtverantwortlichen Ansprechpartners. Felder 8, 9 und 10 Ist der Antragsteller in mehreren Mitgliedstaaten (insbesondere umsatzsteuerrechtlich) registriert, sind alle relevanten Identifikationsnummern anzugeben. Feld 13 Anzugeben sind nur jene Länder, in denen der Antragsteller ein Verwahrungslager, Zolllager, Freilager oder eine sonstige zollrelevante Räumlichkeit betreibt, eine Freizone betreibt, oder in einer solchen eine gewerbliche Tätigkeit ausübt, Zollanmeldungen übermittelt oder für seine Rechnung übermitteln lässt als Versender/Ausführer, Empfänger, Anmelder, Hauptverpflichteter, summarische Anmeldungen übermittelt, oder in denen ihm eine zollrechtliche Bewilligung erteilt wurde. Feld 14 Es sind die üblicherweise bzw. am häufigsten frequentierten Grenzzollstellen unter Angabe des Codes der Customs Office List (COL) (5) anzugeben. (5) http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/col/col_home.jsp?Lang=en Feld 15 Bei bestehenden Bewilligungen ist neben der Bewilligungsnummer das einschlägige Zollverfahren in Form der Buchstabencodes laut Legende zur Tabelle im Anhang 1 zu § 1 ZollAnm-V (Seite 6) anzugeben (6). (6) https://www.bmf.gv.at/zoll/e-zoll/rechtliche-informationen.html Feld 19.1 Anzugeben sind der vollständige Name und das Geburtsdatum der Geschäftsführer, geschäftsführenden Direktoren, Vorstandsvorsitzenden usw. Zusätzliche Informationen über die Eigentums- und Anteilsverhältnisse können, soweit im Einzelfall erforderlich, durch Einsichtnahme in das Firmenbuch eingeholt werden. Feld 19.2 Anzugeben ist der vollständige Name sowie das Geburtsdatum des Zollverantwortlichen. Feld 19.4 Hier sind die zollrelevanten Standorte (Räumlichkeiten gemäß Art. 29 Abs. 1 UZK-IA) des Antragstellers anzugeben. Die Beschreibung der Tätigkeiten kann sich auf zollrelevante Tätigkeiten beschränken. Nicht anzuführen sind zugelassene Warenorte (§ 4 Abs. 2 Z 18 ZollR-DG) anderer Unternehmen, an denen der Antragsteller entweder für eigene Rechnung oder als Vertreter zollrelevante Tätigkeiten ausübt (zB Spediteur fertigt am Warenort seines Kunden ab). Nur in der Gemeinschaft angesiedelte Räumlichkeiten sind relevant. Feld 19.7 Die Angabe der ungefähren Gesamtzahl der Mitarbeiter des Unternehmens ist ausreichend. Detailangaben sind nicht erforderlich. Feld 19.8 Anzugeben sind nur Führungskräfte der ersten Ebene (Geschäftsführer, Vorstände, usw.) und Kontrollorgane; bei Verbänden im Sinne des VbVG die Entscheidungsträger. Sofern sich diese bereits aus Feld 19.1. ergeben, genügt der Verweis. Neben der Angabe des Vor- und Zunamens ist grundsätzlich auch die Angabe des Geburtsdatums, der privaten Wohnadresse und der Sozialversicherungsnummer erforderlich. Sollte die Bereitstellung dieser Daten aber seitens des Antragstellers aus datenschutzrechtlichen Überlegungen nicht möglich oder gewünscht sein, ist aber, um die erforderlichen Abfragen in den Datenbanken durchführen zu können, jedenfalls entweder das Geburtsdatum oder die Sozialversicherungsnummer bekannt zu geben. Der Zollverantwortliche ergibt sich bereits aus den Angaben zu Feld 19.2. Feld 19.9 Nur die namentliche Angabe und das Geburtsdatum der entsprechenden Personen sowie die Einschätzung ihrer Zollkenntnisse sind erforderlich. Abfragen hinsichtlich dieses Personenkreises haben nur im Falle konkreter Verdachtsmomente zu erfolgen. 4.4. Selbstbewertung Der Wirtschaftsbeteiligte muss vor der Antragstellung eine Selbstbewertung durchführen und diese dem zuständigen Zollamt gemeinsam mit dem Antrag übermitteln. Der Fragenkatalog zur Selbstbewertung ist nicht rechtlicher Teil des Antrags, stellt aber gemäß Art. 26 UZK-DA eine Bedingung für die Annahme eines Antrags auf Bewilligung des AEO-Status dar. Die Selbstbewertung dient der raschen, systematischen und risikoorientierten Überprüfung der AEO-Kriterien und dem besseren Verständnis der zollrelevanten Geschäftsprozesse. 4.4.1. Fragenkatalog zur Selbstbewertung Der Fragenkatalog zur Selbstbewertung (Anhang 1a) und die dazugehörigen Erläuterungen (Anhang 1b) sind Bestandteil der AEO-Leitlinien und somit EU-weit standardisiert. Umfang und Qualität der Antworten haben maßgeblichen Einfluss auf die Dauer des Bewilligungsverfahrens sowie auf den Umfang der im Rahmen des Pre-Audits abzuarbeitenden Prüfpunkte. Die Selbstbewertung ist nach Möglichkeit elektronisch unter Nutzung des Internets https://www.bmf.gv.at/zoll/fuer-unternehmen/zugelassener-wirtschaftsbeteiligter/tipps-zum-aeo.html durchzuführen. Werden Antrag und/oder Selbstbewertung nur papiermäßig eingebracht, hat das Zollamt die Daten in der IT-Anwendung nachzuerfassen. Umfangreiche Papierbeilagen sind einzuscannen, im IT-System zu hinterlegen und dem Antragsteller zurückzugeben. 4.4.2. Risikoliste Mit den neuerlich überarbeiteten AEO-Leitlinien wurde auch das Dokument "Risiken, Gefährdungen und mögliche Lösungen" ("Risikoliste") angepasst und als Anhang 2 der AEO-Leitlinien veröffentlicht. Die Risikoliste korrespondiert mit den Fragen im Fragenkatalog zur Selbstbewertung, enthält Indikatoren, Risikobeschreibungen und beispielhafte, mögliche Lösungen. Weiters enthält die Risikoliste Verweise auf andere Standards (zB ISO 9001:2001), die einen Hinweis liefern können, dass der Wirtschaftsbeteiligte die entsprechenden Kriterien erfüllt. Die Risikoliste ist sowohl für den Antragsteller als auch für die Zollbehörden gedacht und sollte grundsätzlich immer dann herangezogen werden, wenn Risiken bewertet werden sollen. Beispiele: Ausfüllen der Selbstbewertung (Wirtschaftsbeteiligter) Risikoanalyse der Selbstbewertung (Zollbehörde) Selbstkontrolle nach erfolgter Bewilligungserteilung (Wirtschaftsbeteiligter) Jährliche Gesamtbewertung im Rahmen der AEO-Überwachung (Zollbehörde) 4.4.3. Selbstbewertung von Räumlichkeiten Wird eine AEOS- oder eine kombinierte AEOC/AEOS-Bewilligung beantragt, bezieht sich Abschnitt 6 des Fragenkatalogs zur Selbstbewertung (Sicherheitsanforderungen) auf alle zollrelevanten Räumlichkeiten, die dem Antragsteller zuzurechnen sind. Im Antrag oder in der Selbstbewertung sollte vermerkt werden, ob in den Räumlichkeiten dieselben oder unterschiedliche Sicherheitsstandards vorherrschen (zB ältere oder modernere Standorte, unterschiedliche Zertifizierungen, unternehmenseigene oder angemietete Standorte). Enthält der Fragenkatalog zur Selbstbewertung keine Hinweise darauf, sind die Sicherheitsstandards vorab zur Planung der Anzahl der erforderlichen Pre-Audits zu erfragen. 4.4.4. Rolle in der Lieferkette Im Rahmen des Antragsverfahrens ist auch die Rolle bzw. sind die Rollen zu erheben, die der Wirtschaftsbeteiligte in der Lieferkette einnimmt. Im Regelfall gibt der Antragsteller diese im Rahmen der Selbstbewertung bekannt. Die Rollen in der Lieferkette sind für Art und Umfang der Sicherheitsstandards von Bedeutung. Die Zusammenstellung der Fragen im Fragenkatalog zur Selbstbewertung ergibt sich aus der Kombination von beantragtem AEO-Status und Rolle(n) in der Lieferkette, daher ist es besonders wichtig, dass der Antragsteller alle Rollen, die er in der Lieferkette innehat, angibt. Änderungen der Rollen nach Bewilligung des AEO-Status sind im Rahmen der Überwachung mittels jährlichem AEO-Auskunftsbogen (siehe Abschnitt 5.3.6.1.) zu erheben. Die Rolle(n) sowie diesbezügliche Änderungen sind dem CC Kundenadministration zwecks Erfassung in EOS bekannt zu geben. 4.5. Annahmevoraussetzungen Für die Annahme des Antrages müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Die allgemeinen Annahmevoraussetzungen gemäß Art. 11 UZK-DA, die zusätzliche Bedingung für AEO-Anträge gemäß Art. 26 Abs. 1 UZK-DA. Die Nichterfüllung einer dieser Voraussetzungen, gegebenenfalls nach fruchtlos verstrichener Mängelbehebungsfrist, führt zur bescheidmäßigen Nichtannahme des Antrages. Ein Mängelbehebungsauftrag hat nur im Falle unvollständiger Angaben im Antrag oder bei Nichtvorliegen eines ausgefüllten Fragenkatalogs zur Selbstbewertung zu ergehen. Unvollständige oder unklare Angaben im Fragenkatalog zur Selbstbewertung stehen der Annahme des Antrages hingegen nicht entgegen und sind nach der Antragsannahme bei der inhaltlichen Prüfung der Kriterien zu klären. 4.5.1. Kein Wirtschaftsbeteiligter Gemäß Art. 38 Abs. 1 UZK wird der AEO-Status nur Personen bewilligt, die der Definition des Wirtschaftsbeteiligten (Art. 5 Z 5 UZK) entsprechen. Der Definition wird nicht entsprochen, wenn der Antragsteller im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit innerhalb der letzten drei Jahre nicht mit unter das Zollrecht fallenden Tätigkeiten befasst war und auch nicht absehbar ist, dass derartige Tätigkeiten in naher Zukunft aufgenommen werden. 4.5.2. Formelle oder inhaltliche Mängel Entspricht der Antrag nicht den formellen Anforderungen des Art. 11 UZK-DA, erfolgt die Nichtannahme gemäß Art. 10 UZK-DA, ohne dass der Antragsteller eine Gelegenheit zur Stellungnahme erhält. Entspricht der Antrag nicht den inhaltlichen Voraussetzungen der Art. 26 Abs. 1 UZK-DA und Art. 5 UZK-TDA sowie dem Anhang 6 der UZK-TDA, so hat ein Mängelbehebungsauftrag unter Verwendung des speziell für das AEO-Bewilligungsverfahren aufgelegten Standardschreibens zu ergehen. Für die Behebung der Mängel ist eine angemessene Frist zu setzen. Diese darf gemäß Art. 12 Abs. 2 UZK-IA 30 Tage nicht überschreiten. Das Schreiben ist dem Antragsteller im Postwege zuzustellen. Ein Zustellnachweis ist nicht erforderlich. Ein Nichtannahmebescheid hat zu ergehen, wenn dem Mängelbehebungsauftrag nicht, nicht ausreichend oder nicht fristgerecht Folge geleistet wird. 4.5.3. Unzuständigkeit Wird zwar die Unzuständigkeit des mit dem Antrag befassten Zollamtes gemäß § 39 ZollR-DG, aber die grundsätzliche Zuständigkeit der österreichischen Zollverwaltung gemäß Art. 22 Abs. 1 Unterabsatz 3 UZK, Art. 12 oder 27 UZK-DA festgestellt, ist ein Nichtannahmebescheid gemäß Art. 22 Abs. 2 UZK unter Hinweis auf das zuständige Zollamt zu erlassen. Wird die Unzuständigkeit der österreichischen Zollverwaltung festgestellt, ist ebenfalls ein Nichtannahmebescheid gemäß Art. 22 Abs. 2 UZK zu erlassen. Bestehen Zweifel an der Zuständigkeit Österreichs als für den Antrag zuständiger Mitgliedstaat, ist der bundesweite Fachbereich für Zoll- und Verbrauchsteuern zu befassen. 4.5.4. Keine EORI-Registrierung Jede Person, die den AEO-Status beantragen will, muss vorher mit einer EORI-Nummer registriert worden sein. 4.5.5. Keine Selbstbewertung Im Zuge der Annahme ist zu prüfen, ob ein ausgefüllter Fragenkatalog zur Selbstbewertung vorliegt. Dabei beschränkt sich die Prüfung darauf, ob der Fragenkatalog vorhanden und ausgefüllt ist. Die inhaltliche Prüfung des Fragenkatalogs zur Selbstbewertung erfolgt nach der Antragsannahme im Rahmen der Prüfung der AEO-Kriterien. 4.5.6. Antragstellung innerhalb der Sperrfrist Wird ein Antrag auf eine AEO-Bewilligung innerhalb der Sperrfrist von 3 Jahren vor Antragstellung gemäß Art. 11 Abs. 1 Buchstabe d und Abs. 2 UZK-DA eingebracht, stellt dies einen Nichtannahmegrund dar. 4.5.7. Keine Ansässigkeit in der Union In Art. 38 Abs. 1 UZK ist festgelegt, dass nur Wirtschaftsbeteiligte, die im Zollgebiet der Union ansässig sind, antragsberechtigt sind. Daher gilt die Annahmevoraussetzung des Art. 11 Abs. 1 Buchstabe b UZK-DA. 4.6. Annahme des Antrages Innerhalb von 30 Kalendertagen ab Eingang des schriftlichen Antrages (Datum des zollamtlichen Eingangsstempels) hat entweder ein Mängelbehebungsauftrag mit angemessener Fristsetzung zur Behebung des Mangels, oder eine Mitteilung über die Annahme des Antrages zu ergehen. Liegen alle Voraussetzungen gemäß den Art. 11 UZK-DA und 26 Abs. 1 UZK-DA vor, oder wurden die vorgehaltenen Mängel beseitigt, ist der Antrag unverzüglich anzunehmen. Nachstehende Fristen beginnen mit dem Tag der Annahme des Antrages zu laufen. Zu beachten ist dabei aber jedenfalls, dass der Tag der Annahme des Antrags gemäß Art. 12 Abs. 1 UZK-IA derjenige ist, an dem alle erforderlichen Informationen vorliegen. Wird also zB erst 20 Tage nach Eingang des Antrages festgestellt, dass alle erforderlichen Informationen am Tag des Einreichens bereits vorhanden waren, beginnen die Fristen mit dem Tag des Einreichens zu laufen (und nicht erst an dem Tag, an dem dieser Umstand festgestellt wurde). Die Frist für die Erfassung der Antragsdaten in EOS gemäß Art. 30 Abs. 1 UZK-IA (7 Kalendertage), die Frist für die Entscheidung über den Antrag gemäß Art. 22 Abs. 3 UZK (120 Kalendertage; soweit erforderlich, gemäß Art. 28 Abs. 1 UZK-DA um weitere 60 Kalendertage verlängerbar).