ZK-0380

5. Überwachung (Monitoring) 5.1. Verpflichtung zur Überwachung Die Geltungsdauer von AEO-Bewilligungen ist zeitlich nicht begrenzt. Die Zollbehörden haben zu überwachen, dass zugelassene Wirtschaftsbeteiligte die Voraussetzungen und Kriterien weiterhin erfüllen (Art. 23 Abs. 5 UZK). Dieses Monitoring ist - anders als eine Neubewertung der AEO-Kriterien, die immer anlassbezogen stattfindet - eine laufende, nicht anlassbezogene Überwachung der fortwährenden Einhaltung, der für den jeweiligen Status erforderlichen Kriterien. Ein wesentlicher Grundsatz des AEO-Prinzips ist die unionsweite Anerkennung des Status, unabhängig davon, in welchem Mitgliedstaat dieser bewilligt wurde. Weiters werden auf Grundlage der Abkommen zur gegenseitigen Anerkennung von Handelspartnerprogrammen in der EU bewilligte Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte auch in Drittländern als zuverlässige und verlässliche Handelspartner anerkannt. Vor diesem Hintergrund sind die Zollbehörden der Mitgliedstaaten gefordert, das Bewilligungsverfahren und die Überwachung der Kriterien nach Erteilung der Bewilligung verlässlich und nach einheitlichen Grundsätzen durchzuführen. 5.2. Überwachungszollstelle Im Anwendungsgebiet ist die bewilligungserteilende ZollbehördeZollstelle auch Überwachungszollstelle. Sie überwacht die Einhaltung der Kriterien auf der Grundlage eines individuell erstellten und risikoorientierten Kontrollplans (Monitoringplan im Sinne des Teils 5 Abschnitt 5.I.1. der AEO-Leitlinien) und setzt die erforderlichen Kontroll- und Folgemaßnahmen. 5.3. Überwachungsmaßnahmen Die Überwachung der Einhaltung der AEO-Kriterien setzt sich aus nachstehenden Maßnahmen zusammen: Erstellen eines Kontrollplanes, Durchführen von Kontrollen, Zusammenführen von Frühwarnsignalen bei der Überwachungszollstelle, Bewerten von Kontrollergebnissen und Frühwarnsignalen, Einleiten von Folgemaßnahmen (sofern erforderlich). Aus der Bewertung durch die Überwachungszollstelle ergibt sich, ob und welche Folgemaßnahmen zu setzen sind, insbesondere Anpassen des Kontrollplans, Aufforderung zu Stellungnahmen oder Verbesserungsmaßnahmen, Durchführung von Folge-Audits, Neubewerten der AEO-Kriterien, Aussetzung des Status bzw. Widerruf der Bewilligung unter Wahrung des Anspruchs auf rechtliches Gehör, Aussetzung bzw. Widerruf von zollrechtlichen Bewilligungen oder Vereinfachungen, die sich auf die Kriterien des AEO stützen oder das Vorliegen einer aufrechten AEO-Bewilligung erfordern (u.U. Verständigung der bewilligungserteilenden DienststelleZollstelle; im Falle der Zuständigkeit anderer Mitgliedstaaten erfolgt diese Verständigung (Übermittlung nachteiliger Informationen) im Rahmen von EOS bzw. bei Bedarf zusätzlich im Wege des Competence Center Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren). Ablaufschema AEO-Überwachung [Grafik]   5.3.1. Strengere Überwachung bei Neugründungen Eine strengere Überwachung im Sinne des Art. 23 Abs. 5 UZK ist grundsätzlich nur bei Firmenneugründungen vorzusehen. Bei Umgründungen ist das Erfordernis einer strengeren Überwachung nach den Umständen des Einzelfalls zu beurteilen. 5.3.2. Kontrollplan Für jeden zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist unmittelbar nach Ausstellung der AEO-Bewilligung ein Kontrollplan zu erstellen. Ziel des Kontrollplans ist es, auf systematische Weise zu überwachen, ob der Inhaber der AEO-Bewilligung die Kriterien auch weiterhin erfüllt. Der Kontrollplan unterliegt keinen Formvorschriften. Folgende Grundsätze sind jedoch zu beachten: Beim Konzept des AEO steht - anders als bei Schwerpunktkontrollen oder verfahrensspezifischen Kontrollen im Rahmen der zollamtlichen Überwachung - die systematische, und unternehmensbezogene Überwachung sämtlicher zollrelevanten Tätigkeitsbereiche im Mittelpunkt. Art und Umfang der Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen sind insbesondere auf die im Bewilligungsverfahren oder später festgestellten Risiken abzustellen. Der Kontrollplan ist laufend anzupassen, wenn dies aufgrund von Kontrollergebnissen, Frühwarnsignalen oder sonstigen Informationen erforderlich ist. In Summe sollte der Kontroll- und Überwachungsaufwand für den Inhaber einer AEO-Bewilligung geringer ausfallen, als für Unternehmen, die den Status nicht haben. Für Routinekontrollen im Rahmen der nachträglichen Überprüfung von Zollabfertigungen ist schwerpunktmäßig auf Abfragen aus "e-zoll reporting" zurückzugreifen. Zu den Routinekontrollen zählen aber auch allgemeine Recherchen über den Inhaber der AEO-Bewilligung wie zB Medienberichte aus Zeitungen, Internet, usw. Vereinbarungen, die als Bedingung für die Bewilligung des AEO-Status getroffen wurden, sind im Kontrollplan ebenso zu berücksichtigen, wie die im Rahmen der Bewilligungserteilung definierten Folgemaßnahmen. Die Dokumentation der Kontrollmaßnahmen hat in Control im Menüpunkt "zollamtliche Überwachung" zu erfolgen. In diesen Fällen ist als Kontrollveranlassung "AEO-Monitoring" auszuwählen. Ein korrespondierender Hinweis (zB Geschäftszahl Control) ist im Kontrollplan zu erfassen. 5.3.3. Folge-Audits Zur Überwachung der Kriterien "Sicherheitsstandards" und "Führung der Aufzeichnungen (Geschäftsbücher und ggf. Beförderungsunterlagen)" sind Folge-Audits in den Räumlichkeiten einzuplanen, um sicherzustellen, dass die im Rahmen des Antragsverfahrens überprüften oder angenommen Standards auch weiterhin erfüllt werden. Gemäß Artikel 29 UZK-IA sind Audits jedenfalls zur Prüfung der Kriterien nach Art. 39 Buchstaben b und e UZK (Führung der Geschäftsbücher und Sicherheitsstandards) erforderlich. Das bedeutet, dass sowohl bei AEOS- und AEOC/AEOS-Bewilligungen als auch bei AEOC-Bewilligungen regelmäßige "Vor Ort Prüfungen" zur Überwachung dieser Kriterien stattzufinden haben. Als "Vor Ort Prüfung" im Sinne des Teils 5 Abschnitt 5.I.1. der AEO-Leitlinien gelten stichprobenhafte Überprüfungen der Sicherheitsstandards in einer repräsentativen Anzahl von Räumlichkeiten, die - unternehmensbezogen - zumindest alle drei Jahre erfolgen. Anders als bei Pre-Audits im Antragsverfahren ist für die Durchführung eines Folge-Audits im Anwendungsgebiet ein Nachschauauftrag gemäß § 24 ZollR-DG erforderlich. Die Ergebnisse des Folge-Audits sind mit Niederschrift zu dokumentieren. 5.3.3.1. Folge-Audits in anderen Mitgliedstaaten Sollen Folge-Audits in Räumlichkeiten auf dem Gebiet eines anderen Mitgliedstaates durchgeführt werden, ist in EOS ein Konsultationsverfahren mit dem/den betreffenden Mitgliedstaat(en) im Rahmen einer Neubewertung zu starten bzw. ist bei Bedarf zusätzlich das CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren zu befassen. Der gewünschte Prüfumfang ist in diesem Fall mittels Codeliste lt. zu dieser Arbeitsrichtlinie (Anhang 1) zu beschreiben. 5.3.4. Dokumentation von Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen Sämtliche im Rahmen des AEO-Kontrollplans durchgeführten Kontrollen und sonstigen Überwachungsmaßnahmen sind in der IT-Anwendung CONTROL zu dokumentieren. 5.3.4.1. Kontrollen im Rahmen der Zollabfertigung Kontrollen im Rahmen der Zollabfertigung (Prüfung von Anmeldungen, Dokumenten, Warenkontrollen) gelten als Bestandteil der AEO-Überwachung, auch wenn diese nicht über den Kontrollplan gesteuert werden. Grundsätzlich ist bei den in summarischen Anmeldungen oder in Zollanmeldungen angeführten Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten bei der Auswahl von Stichprobenkontrollen ("Grünfällen") ein niedrigeres Risiko anzunehmen, als bei Wirtschaftsbeteiligten ohne AEO-Status. Auf verpflichtende Kontrollen (zB im Rahmen von Verboten und Beschränkungen, Embargos, Dual-Use Waren, usw.) hat der AEO-Status allerdings keinen Einfluss. 5.3.5. Frühwarnsignale Frühwarnsignale sind Informationen über Risiken, Unregelmäßigkeiten oder Zuwiderhandlungen im Umfeld des Inhabers der AEO-Bewilligung, die mit der Einhaltung der AEO-Kriterien in Verbindung stehen können. Frühwarnsignale können sich aber auch aus wirtschaftlichen, personellen, räumlichen oder organisatorischen Veränderungen im Geschäftsbereich des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ergeben. Die Überwachungszollstellen können diese identifizieren aus eigenen Recherchen, dem Informationsaustausch der Zollbehörden, der Mitteilungsverpflichtung gemäß Art. 23 Abs. 2 UZK, sonstigen im Einzelfall erhaltenen sachdienlichen Informationen. 5.3.5.1. Informationsaustausch unter den Zollbehörden Der Informationsaustausch unter den Zollbehörden umfasst den dienststelleninternen Informationsaustausch, den Dienststellen dienststellen-übergreifenden Informationsaustausch, den Mitgliedstaaten übergreifenden Informationsaustausch (Art. 35 Abs. 1 und 2 UZK-IA). 5.3.6. Mitteilungspflicht des Inhabers der AEO-Bewilligung Der Inhaber der AEO-Bewilligung ist verpflichtet, den Zollbehörden alle Umstände mitzuteilen, die nach Erteilung der Bewilligung eingetreten sind und die sich auf die Aufrechterhaltung oder den Inhalt auswirken können (Art. 23 Abs. 2 UZK). Personelle Veränderungen im Unternehmen müssen der Überwachungszollstelle nur insoweit mitgeteilt werden, wenn es sich um nachstehende Personen (Schlüsselpersonal) handelt: Mitglieder der Geschäftsleitung, Zollverantwortliche, Sicherheitsverantwortliche, AEO-Ansprechpartner. Eine Liste mit Beispielen von Informationen, die der Bewilligungsinhaber den Zollbehörden zu übermitteln hat, ist als Anhang 4 in den AEO-Leitlinien enthalten. 5.3.6.1. Jährlicher Auskunftsbogen Um die zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten bei der vollständigen Wahrnehmung ihrer Mitteilungsverpflichtungen gemäß Art. 23 Abs. 2 UZK zu unterstützen, haben die Überwachungszollstellen jährlich Auskünfte mittels AEO-Auskunftsbogen (Za 251a BMF-Formulardatenbank) einzuholen. Die Aufforderung zur Übermittlung des Auskunftsbogens hat mittels Standardschreiben Za 251a-1 (interne Formulardatenbank) zu erfolgen. Die rücklangenden Auskünfte, insbesondere die seit der Bewilligung des AEO-Status eingetretenen Änderungen, sind auszuwerten und im Kontrollplan und in der jährlichen Gesamtbeurteilung zu berücksichtigen. Die Aufforderung zur Übermittlung des Auskunftsbogens ist periodisch, jedoch nicht zwangsläufig am Ende des Kalenderjahres auszusenden. 5.3.6.2. Rollen in der Lieferkette Der jährliche Auskunftsbogen soll auch zur Überprüfung dienen, ob sich die Rollen des AEO in der Lieferkette geändert haben (neue Rollen oder Wegfall von Rollen). Änderungen der Rollen können ergänzende oder geänderte Prüfungsmaßnahmen im Rahmen der Überwachung erforderlich machen. Änderungen der Rollen sind dem CC Kundenadministration zur Erfassungebenso wie alle anderen Änderungen im Bereich der seinerzeitigen Antragsdaten im Rahmen einer Änderung der Bewilligung in EOS mitzuteilenzu erfassen. Es ist zu berücksichtigen, dass die Möglichkeit besteht, dass durch eine Änderung der Rollen des Bewilligungsinhabers in der Lieferkette zusätzliche Fragen im Fragenkatalog zur Selbstbewertung beantwortet werden müssen. 5.3.7. Bewertung von Kontrollergebnissen und Frühwarnsignalen Die Überwachungszollstelle hat Kontrollergebnisse, Frühwarnsignale und Auskünfte aus den Auskunftsbögen einer regelmäßigen Bewertung zu unterziehen und sich laufend ein Gesamtbild vom Inhaber der AEO-Bewilligung in Bezug auf die Einhaltung der Kriterien zu verschaffen. Werden Folgemaßnahmen erforderlich, ist dies im Kontrollplan zu dokumentieren. 5.3.7.1. Jährliche Gesamtbewertung Die Überwachungszollstelle hat jährlich eine Gesamtbewertung zu verfassen, ob der Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte die Kriterien weiterhin erfüllt. Die Gesamtbewertung ist verbindlich und basiert auf den gesammelten Informationen über den Inhaber der AEO-Bewilligung (neue Risiken, Kontrollergebnisse, Verfehlungen, Folge- und Verbesserungsmaßnahmen). Sie unterliegt keinen Formvorschriften. Alle Feststellungen und gegebenenfalls getroffenen Folgemaßnahmen sollten auf das Wesentliche zusammengefasst werden. Die jährliche Gesamtbewertung ist periodisch, jedoch nicht zwangsläufig am Ende des Kalenderjahres, durchzuführen. 5.3.8. Neubewertung der AEO-Kriterien Von den allgemeinen, nicht anlassbezogenen Überwachungsmaßnahmen im Rahmen des Monitorings ist die anlassbezogene Neubewertung von AEO-Kriterien zu unterscheiden. Eine vollständige oder teilweise Neubewertung der AEO-Kriterien gemäß Art. 15 UZK-DA ist in folgenden Fällen einzuleiten: Wesentliche Änderungen der einschlägigen Unionsvorschriften; die Beurteilung, inwieweit Änderungen des UZK, der UZK-DA oder UZK-IA als für die Vorschriften über den AEO als wesentlich zu werten sind, hat im Einvernehmen mit dem BMF zu erfolgen; wenn die Überwachung des AEO-Status die Notwendigkeit einer Neubewertung ergeben hat, wenn Informationen vom Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten selbst oder von anderen Behörden (inklusive der Informationen von den Zollbehörden der anderen Mitgliedstaaten) eine Neubewertung erforderlich machen. Ist eine Neubewertung erforderlich, ist der Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte mittels Vorhalt aufzufordern, zu den Feststellungen der Überwachungszollstelle innerhalb einer angemessenen Frist Stellung zu nehmen. Sind von der Neubewertung die Sicherheitsstandards betroffen, sind jedenfalls ein oder mehrere Folge-Audits in den Räumlichkeiten anzusetzen. Analog zum Antragsverfahren ist eine abschließende Gesamtbewertung durchzuführen. Kommt die Überwachungszollstelle zum Ergebnis, dass ein Kriterium oder mehrere Kriterien nicht mehr erfüllt sind, ist je nach Lage des Falles und unter Wahrung des Anspruchs auf rechtliches Gehör die Aussetzung des AEO-Status oder der Widerruf der AEO-Bewilligung einzuleiten. 5.3.8.1. Erfassung der Neubewertung in EOS Die Einleitung einer Neubewertung sowie die Gründe sind dem CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren zur Erfassung in EOS mitzuteilen. Hinweis: Ebenso sind der Abschluss der Neubewertung und das Ergebnis in EOS zu erfassen.Neubewertungen sind im zentralen System EOS anzulegen. Nach dem Ende der Neubewertung ist das jeweilige Ergebnis in EOS zu erfassen und es sind ggf. die weiteren Veranlassungen (Aussetzung, Widerruf) zu treffen.