BFG RV/5100153/2025

IM NAMEN DER REPUBLIK Das Bundesfinanzgericht hat durch den Richter***Ri*** in der Beschwerdesache ***Bf1***, ***Bf1-Adr*** vertreten durch ***StB***, über die Beschwerde vom 27. Dezember 2024 gegen den Bescheid des ***FA*** vom 9. Dezember 2024 zu Steuernummer ***BF1StNr1***, mit dem von der Einkommensteuer 2022 ein Säumniszuschlag in Höhe von 286,58 € festgesetzt wurde, zu Recht erkannt: I. Der Beschwerde wird gemäß § 279 BAO Folge gegeben. Der angefochtene Bescheid wird aufgehoben. II. Gegen dieses Erkenntnis ist eine ordentliche Revision an den Verwaltungsgerichtshof nach Art. 133 Abs. 4 Bundes-Verfassungsgesetz (B-VG) nicht zulässig. Entscheidungsgründe I. Sachverhalt Der Beschwerdeführer wird von der ***StB*** GmbH & Co KG (FN ***1***v) steuerlich vertreten. Komplementärgesellschafterin dieser KG ist die ***StB*** GmbH (FN ***2***), die von ***GF1*** und ***GF2*** als selbständig vertretungsbefugte Geschäftsführer vertreten wird. Auch auf der Homepage der steuerlichen Vertreterin werden die beiden Geschäftsführer genannt, und im Team der Gesellschaft insgesamt 23 Kanzleimitarbeiter angeführt. Am 1.10.2024 wurde die Einkommensteuererklärung des Beschwerdeführers für das Jahr 2022 elektronisch eingereicht. Mit Bescheid vom 4.10.2024, zugestellt zu Handen der steuerlichen Vertreterin, wurde der Beschwerdeführer erklärungsgemäß zur Einkommensteuer 2022 veranlagt. Aus dem Bescheid ergab sich eine Nachforderung in Höhe von 14.329,00 €, die am 11.11.2024 fällig war. Am Abgabenkonto bestand nach Verbuchung dieser Nachforderung ein Abgabenrückstand von insgesamt 17.398,39 €. Der Beschwerdeführer ersuchte mit E-Mail vom 7.10.2024 den Geschäftsführer der steuerlichen Vertreterin (***GF2***) um Vereinbarung einer Ratenzahlung über die 17.398,39 € mit dem Finanzamt. ***GF2*** antwortete darauf mit E-Mail vom 8.10.2024 und teilte dem Beschwerdeführer mit, dass er dies veranlassen werde. Nach der Darstellung im Vorlageantrag verfügt die Kanzlei über folgendes System zur Bearbeitung einlangender E-Mails: Dieses System umfasst unter anderem die automatisierte und manuelle Anlage von Terminen, Fristen und Workflows. Die Abarbeitung einlangender E-Mails erfolgt in Anlehnung an das "Eisenhower Prinzip". Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode zur Aufgabenpriorisierung, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einteilt. Ziel ist es, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen und so die Produktivität zu steigern. E-Mails, die länger Zeit für das Lesen in Anspruch nehmen, werden in einen eigenen Ordner verschoben und in einer Ruhephase gesammelt gelesen. E-Mails, die gleich beantwortet werden können, werden gleich beantwortet und über die entsprechende Funktion in Outlook "Archivieren und Löschen" in der Kanzleisoftware archiviert und aus dem Posteingang gelöscht. E-Mails, die eine längere Zeit für die Bearbeitung in Anspruch nehmen, werden über die entsprechende Funktion "Aufgabe anlegen" in Outlook in der Kanzleisoftware archiviert und eine entsprechende Aufgabe in der Kanzleisoftware zur weiteren Bearbeitung erstellt. Das oben erwähnte E-Mail vom 7.10.2024 wurde vom Geschäftsführer am 8.10.2024 bearbeitet. Da es sich um ein E-Mail handelte, dessen Bearbeitung längere Zeit in Anspruch nimmt (Erstellung eines Zahlungserleichterungsansuchens), wäre die Funktion "Aufgabe anlegen" auszuführen gewesen. Irrtümlicherweise wurde vom Geschäftsführer statt der Funktion "Aufgabe anlegen" die Funktion "Archivieren und Löschen" ausgewählt. Dadurch wurde das E-Mail zwar archiviert und aus dem Posteingang gelöscht, aber keine Aufgabe zur weiteren Bearbeitung angelegt. Weil dadurch in weiterer Folge keine Aufgabe in der Aufgabenliste des Geschäftsführers ersichtlich war, wurde vor Ablauf der Fälligkeitsfrist (11.11.2024) für die Nachforderung aus der Einkommensteuer 2022 kein Ratenansuchen gestellt. Am 18.11.2024 erkundigte sich der Beschwerdeführer per Mail beim Geschäftsführer der steuerlichen Vertreterin, ob es schon eine Entscheidung (des Finanzamtes über das Ratenansuchen) gäbe. Der Geschäftsführer teilte dazu mit Antwortmail mit, dass er sich das anschauen werde. Am 22.11.2024 brachte ***GF2*** elektronisch ein entsprechendes Ratenansuchen beim Finanzamt ein. Nachdem die finanzielle Lage des Beschwerdeführers in einem E-Mail des ***GF2*** an das Finanzamt vom 2.12.2024 noch näher erläutert worden war, bewilligte das Finanzamt mit Bescheid vom 4.12.2024 die Entrichtung des Abgabenrückstandes von 17.398,39 € zuzüglich der Vierteljahresbeträge an Einkommensteuervorauszahlungen in insgesamt elf Raten. Mit Bescheid vom 9.12.2024 wurde von der Nachforderung an Einkommensteuer 2022 in Höhe von 14.329,00 € ein Säumniszuschlag in Höhe von 286,58 € festgesetzt, da die Abgabe nicht bis 11.11.2024 entrichtet worden war. Dagegen richtet sich die von der steuerlichen Vertreterin eingebrachte Beschwerde vom 27.12.2024, in der beantragt wurde, den angefochtenen Bescheid gemäß § 217 Abs. 7 BAO aufzuheben. Der Beschwerdeführer habe die steuerliche Vertreterin am 7.10.2024 um Beantragung einer Ratenzahlung gebeten. Die steuerliche Vertreterin habe ihm zugesichert, ein Ratengesuch zu stellen, was aber irrtümlich übersehen worden sei. Den Beschwerdeführer treffe daher kein grobes Verschulden an der Säumnis. Der oben zitierte E-Mail-Verkehr wurde der Beschwerde angeschlossen. Das Finanzamt wies die Beschwerde mit Beschwerdevorentscheidung vom 10.1.2025 ab. Dem Abgabenpflichtigen als auch seinem steuerlichen Vertreter obliege es, durch entsprechende organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass Fehlleistungen verhindert oder rechtzeitig erkannt werden. Der VwGH habe wiederholt ausgesprochen, dass die Büroorganisation dem Mindesterfordernis einer sorgfältigen Organisation entsprechen müsse. Dazu gehöre insbesondere die Vormerkung von Fristen und Terminen und die Vorsorge durch entsprechende Kontrollen, dass Unzulänglichkeiten infolge menschlichen Versagens voraussichtlich auszuschließen sind (z.B. VwGH 26.6.1996, 95/16/0307). Aus der Begründung des Antrages zur Aufhebung des Säumniszuschlages könne nicht abgeleitet werden, dass ein derartiges Kontrollsystem vorhanden sei. Die beauftrage steuerliche Vertreterin hätte für eine zeitgerechte Einbringung des Zahlungserleichterungsansuchens Sorge zu tragen gehabt. Werde eine Aufgabe im Sinne des Kunden nicht entsprechend erledigt, und ergäben sich dabei Mängel oder Fehler, "so sind sinngemäß die Folgen selbst zu tragen". Dagegen richtet sich der Vorlageantrag vom 7.2.2025, in dem das eingangs beschriebene Kanzleisystem zur Bearbeitung einlangender E-Mails dargestellt wurde. Ergänzend wurde darauf hingewiesen, dass der Geschäftsführer ***GF2*** pro Tag rund 30 E-Mails erhalte und sich das dargestellte Kanzleisystem seit vielen Jahren bewährt habe. Da weder den Beschwerdeführer noch die steuerliche Vertreterin "oder den zuständigen Betreuer" ein grobes Verschulden an der Säumnis treffe, sondern im konkreten Fall, wenn überhaupt, leichte Fahrlässigkeit und keine auffallende Sorglosigkeit vorgelegen sei, werde die Aufhebung des Säumniszuschlagsbescheides beantragt. Mit Vorlagebericht vom 21.2.2025 legte das Finanzamt die Beschwerde dem Bundesfinanzgericht zur Entscheidung vor. Nach Widergabe des im Vorlageantrag dargestellten Kanzleisystems führte das Finanzamt aus, es möge vorkommen, dass von einem steuerlichen Vertreter eine E-Mail eines Klienten irrtümlich falsch zugeordnet werde. Doch gerade in einem Fall, in dem es um die fristgerechte Zahlung von Abgabenschuldigkeiten gehe und Säumniszuschläge drohten, sei besondere Sorgfalt geboten. In einer derartigen Situation sei von einer erhöhten Aufmerksamkeit auszugehen, um Säumnisfolgen zu vermeiden. Einem steuerlichen Vertreter sei zweifellos bewusst, dass entweder eine fristgerechte Zahlung oder, wie im gegenständlichen Fall, die rechtzeitige Einbringung des Stundungsansuchens erforderlich gewesen wäre, um Säumnisfolgen abzuwenden. Da der Beschwerdeführer rechtzeitig gegenüber seiner steuerlichen Vertretung kundgetan habe, dass er eine Ratenzahlung benötige, wäre es bei ordnungsgemäßer Sorgfalt geboten gewesen, dieses fristgerecht einzubringen, um die gewünschte Begünstigung in Anspruch nehmen zu können und einen Säumniszuschlag zu vermeiden. Das Zusammentreffen "mehrerer Fehler im Ablauf der Ratenzahlungsgewährung" stelle jedenfalls ein über den minderen Grad des Versehens hinausgehendes Verschulden dar. Das Vorbringen der steuerlichen Vertretung, kein grobes Verschulden zu tragen, gehe daher ins Leere. II. Das Bundesfinanzgericht hat erwogen: 1. Beweiswürdigung Der festgestellte Sachverhalt ergibt sich aus den zitierten Aktenteilen, dem Vorbringen der steuerlichen Vertreterin sowie den im Abgabeninformationssystem gespeicherten Daten und ist unstrittig. Zweifel am Bestehen des im Vorlageantrag eingehend dargestellten Kanzleisystems wurden vom Finanzamt im Vorlagebericht nicht geäußert und bestehen auch seitens des Bundesfinanzgerichtes nicht. 2. Rechtliche Beurteilung Wird eine Abgabe nicht spätestens am Fälligkeitstag entrichtet, so sind nach Maßgabe des § 217 BAO Säumniszuschläge zu entrichten. Der erste Säumniszuschlag beträgt 2% des nicht zeitgerecht entrichteten Abgabenbetrages (§ 217 Abs. 2 BAO). Auf Antrag des Abgabepflichtigen sind Säumniszuschläge insoweit herabzusetzen bzw. nicht festzusetzen, als ihn an der Säumnis kein grobes Verschulden trifft, insbesondere insoweit bei nach Abgabenvorschriften selbst zu berechnenden Abgaben kein grobes Verschulden an der Unrichtigkeit der Selbstberechnung vorliegt (§ 217 Abs. 7 BAO). Beschwerdeerledigungen haben grundsätzlich auf die Sach- und Rechtslage im Zeitpunkt ihrer Erlassung Bedacht zu nehmen. Daher können Anträge nach § 217 Abs. 7 BAO auch in einem Rechtsmittel gegen den Säumniszuschlagsbescheid gestellt werden (Ritz, BAO8, § 217 Tz 65 mwN). Das Antragsrecht auf Herabsetzung bzw. Nichtfestsetzung von Säumniszuschlägen setzt voraus, dass den Abgabepflichtigen kein grobes Verschulden an der Säumnis trifft. Grobes Verschulden fehlt, wenn überhaupt kein Verschulden oder nur leichte Fahrlässigkeit vorliegt. Eine (lediglich) leichte Fahrlässigkeit liegt vor, wenn ein Fehler unterläuft, den gelegentlich auch ein sorgfältiger Mensch begeht. Das (grobe) Verschulden des Vertreters ist dem Verschulden des Vertretenen gleichzuhalten. Dies gilt auch für Organe juristischer Personen. Hingegen ist (grobes) Verschulden von Arbeitnehmern der Partei (oder des Parteienvertreters) nicht schädlich. Entscheidend ist diesfalls (ebenso wie bei der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand), ob der Partei selbst (bzw. ihrem Vertreter) grobes Verschulden, insbesondere grobes Auswahl- oder Kontrollverschulden, anzulasten ist (Ritz, BAO8, § 217 Tz 43 ff mit zahlreichen Judikaturnachweisen). Im beschwerdegegenständlichen Fall geht es nicht um die Frage einer allfälligen Verletzung der Überwachungspflicht eines berufsmäßigen Parteienvertreters gegenüber seinem Kanzleipersonal, sondern um einen Fehler, der dem Parteienvertreter selbst (hier: einem selbständig vertretungsbefugten Organ der Komplementär-GmbH und damit der KG) unterlaufen ist. Ein grobes Verschulden des ***GF2*** als Organ der vertretungsbefugten juristischen Person wäre dem Beschwerdeführer zuzurechnen. Nach der Judikatur liegt keine leichte Fahrlässigkeit, sondern grobes Verschulden vor, wenn jemand auffallend sorglos handelt. Das ist dann der Fall, wenn die im Verkehr mit Behörden und für die Einhaltung von Terminen und Fristen erforderliche und nach den persönlichen Fähigkeiten zumutbare Sorgfalt außer Acht gelassen wird. An rechtskundige Parteienvertreter ist hierbei ein strengerer Maßstab anzulegen als an rechtsunkundige oder bisher noch nie an gerichtlichen Verfahren beteiligte Personen. Der Parteienvertreter hat die Organisation seines Kanzleibetriebes so einzurichten, dass die richtige Vormerkung von Terminen und damit die fristgerechte Wahrnehmung von Fristen sichergestellt sind (Ritz, BAO8, § 308 Tz 15 ff mit Judikaturnachweisen). Angesichts der Größe der Kanzlei der steuerlichen Vertreterin (zwei Geschäftsführer, 23 Mitarbeiter) ist bei der Vielzahl der täglich einlangenden E-Mails das dargestellte System der Bearbeitung der E-Mails verfahrensökonomisch und zweckmäßig. Der konkrete Fehler ist bei der Ablage der Antwortmail an den Beschwerdeführer unterlaufen. Da die E-Mail "gleich beantwortet" wurde, hat sie der Geschäftsführer ***GF2*** über die entsprechende Funktion in Outlook (Archivieren und Löschen) nur archiviert und aus dem Posteingang gelöscht, anstatt sie richtigerweise über die entsprechende Funktion (Aufgabe anlegen) in der Kanzleisoftware zur weiteren Bearbeitung zu erfassen. Dies stellt einen typischen Fehler dar, der jedem sorgfältigen steuerlichen Vertreter einmal unterlaufen kann. Inwiefern dem steuerlichen Vertreter "mehrere Fehler im Ablauf der Ratenzahlungsgewährung" unterlaufen wären, stellte das Finanzamt im Vorlagebericht nicht näher dar. Es trifft zwar zu, dass im Verkehr mit Behörden bei fristgebundenen Anbringen ein strenger Maßstab an rechtskundige Parteienvertreter zu legen ist. Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass es sich bei Zahlungserleichterungsansuchen - anders als etwa bei Beschwerden, Vorlageanträgen, oder Anträgen auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand - gerade um keine fristgebundenen Anträge handelt, da § 212 BAO keine Fristen für die Einbringung eines solchen Antrages vorsieht, weshalb es auch keinen groben Grad des Verschuldens darstellt, wenn solche Anbringen nicht in einem besonders zu überwachenden Fristenvormerk erfasst werden. Daran ändert auch der Umstand nichts, dass einem vor Ablauf der für die Entrichtung einer Abgabe zur Verfügung stehenden Frist gestellten Zahlungserleichterungsansuchen säumniszuschlagshemmende Wirkung zukommt (§ 217 Abs. 4 lit. b iVm § 230 Abs. 3 BAO). Die Einhaltung der abgabenrechtlichen Entrichtungsfristen obliegt regelmäßig dem Abgabepflichtigen und nicht seinem steuerlichen Vertreter, weshalb dieser keinen besonderen Fristenvormerk für Zahlungsfristen seiner Mandanten führen muss. Der Beschwerdeführer hat seinen steuerlichen Vertreter zeitgerecht mit der Einbringung eines Zahlungserleichterungsansuchens ersucht, und konnte aufgrund der Antwortmail vom 8.10.2024 darauf vertrauen, dass ein solches eingebracht wird. Der Umstand, dass er sich erst nach Ablauf der Zahlungsfrist (11.11.2024) per Mail vom 18.11.2024 über den Stand des Verfahrens erkundigt hat, begründet wegen dieses berechtigten Vertrauens kein grobes Verschulden. Da auch der dem steuerlichen Vertreter unterlaufene einmalige Fehler nicht über den minderen Grad des Versehens hinausgeht, liegt der Säumnis kein grobes Verschulden zugrunde, weshalb die tatbestandsmäßigen Voraussetzungen des § 217 Abs. 7 BAO vorliegen und daher spruchgemäß zu entscheiden war. Revisionsbegründung Gegen ein Erkenntnis des Bundesfinanzgerichtes ist die Revision zulässig, wenn sie von der Lösung einer Rechtsfrage abhängt, der grundsätzliche Bedeutung zukommt, insbesondere weil das Erkenntnis von der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes abweicht, eine solche Rechtsprechung fehlt oder die zu lösende Rechtsfrage in der bisherigen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes nicht einheitlich beantwortet wird. Die Frage, ob das Verwaltungsgericht fallbezogen zu Recht das Vorliegen eines groben Grades des Verschuldens verneint hat, ist keine Rechtsfrage, der über den konkreten Einzelfall hinausgehende Bedeutung im Sinne des Art. 133 Abs. 4 B-VG zukommt (vgl. VwGH 26.1.2023, Ra 2022/16/0112). Eine ordentliche Revision ist daher nicht zulässig. Linz, am 8. Jänner 2026